Une nouvelle mise à jour du Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) en date du 22 octobre 2021 apporte des précisions relatives notamment aux cartes de service attribuées par les sociétés de transports urbains à leurs salariés, aux dépenses exceptionnelles engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise et à la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
Avantages en nature – paragraphe 1200 : Ajout d’une section 5 prévoyant le traitement social des cartes de service attribuées par les sociétés de transports urbains à leurs salariés. Il s’agit de préciser les cas dans lesquels la remise d’une telle carte constitue un avantage en nature :
« La carte de service remise gratuitement par les opérateurs de transport urbain à leurs salariés pour effectuer les trajets entre leur domicile et leur lieu de travail ou des déplacements liés à l’exercice de leurs missions professionnelles ne constitue pas un avantage en nature.
En revanche, lorsque la carte de service est utilisée par le salarié dans un usage exclusivement privé, ou lorsqu’une carte de circulation est remise à des ayant-droits de salariés, à d’anciens salariés à la retraite ou à leurs ayants droits, cette carte constitue un avantage en nature.
Les modalités d’évaluation de cet avantage en nature et de recouvrement des cotisations et contributions sociales dues sont définies par convention entre l’ACOSS et les organisations professionnelles représentatives des employeurs concernés sur la base de l’estimation globale des pertes de recettes correspondantes pour l’employeur ».
Frais professionnels – Paragraphe 1905 : Une modification exclut de l’assiette des cotisations et contributions sociales les remboursements par l’employeur des dépenses exceptionnelles engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise, même en cas d’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels :
« A titre exceptionnel (en situation d’urgence notamment) un salarié peut être amené à exposer des frais pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures (matériel de bureautique, vêtements de travail…) pour le compte de l’entreprise alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas. Sous réserve que ces matériels et fournitures soient acquis pour les seuls besoins de l’employeur et non du salarié, ces frais peuvent faire l’objet d’un remboursement dans les mêmes conditions que les frais professionnels.
Seules les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme des frais professionnels. Les factures constituent la justification des dépenses.
En cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique, ces frais professionnels n’ont pas à être intégrés à l’assiette des cotisations sociales avant application de la déduction ».
Frais professionnels – Paragraphes 2180 et 2190 : Des simplifications et clarifications précisent les modalités de recueil du consentement du salarié pour bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels :
« L’employeur peut opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lorsqu’une convention collective ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévue ou lorsque, par tout moyen, le comité d’entreprise, les délégués du personnel ou le comité social et économique ont donné leur accord.
A défaut, il appartient à chaque salarié d’accepter ou non cette option. L’entreprise s’assure annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés à l’application de la déduction forfaitaire spécifique. Pour cela, l’employeur met en œuvre une procédure consistant à informer chaque salarié concerné, par tout moyen donnant date certaine à cette consultation, de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux assurances sociales. Une réponse d’accord ou de refus doit être retourné par le salarié. Si le salarié indique vouloir bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique ou y renoncer, sa décision prendra effet à compter de l’année civile suivante.
Lorsque le travailleur salarié ou assimilé ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord »
Frais professionnels – Paragraphe 2215 : Des exemples sont introduits afin d’illustrer les effets de la tolérance temporaire relative à l’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels :
« En cohérence avec la jurisprudence de la Cour de cassation, le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique est désormais conditionné au fait que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels. Cette disposition entre en vigueur le 1er avril 2021. Au surplus, en l’absence de mention prévoyant l’application de la déduction forfaitaire spécifique dans la convention ou dans l’accord collectif, ou en l’absence d’accord du comité d’entreprise, des délégués du personnel ou du comité social et économique, l’employeur doit recueillir chaque année le consentement des salariés à bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique, selon des modalités laissées à son appréciation. Cette disposition entre en vigueur le 1er janvier 2022.
Pour ces deux modifications, en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’organisme procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir, que l’employeur devra veiller à respecter.
A titre d’illustration, pendant cette période transitoire, l’application de la déduction forfaitaire spécifique au bénéfice d’un salarié ne supportant en pratique aucun frais fera uniquement l’objet d’une demande de mise en conformité pour l’avenir : cas du salarié dont les frais professionnels sont remboursés en totalité par l’employeur ou directement pris en charge par l’employeur, application de la déduction forfaitaire spécifique sur des éléments de rémunération versés au titre d’une période de congés par exemple ».
Frais professionnels – Paragraphe 2290 : Une tolérance prévoit l’absence d’intégration dans l’assiette des cotisations et contributions sociales de certains remboursements de frais professionnels et prises en charge directes par l’employeur en cas d’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Cette tolérance court jusqu’au 31 décembre 2022.
« A titre exceptionnel, pour accorder aux employeurs un temps d’adaptation à l’application du droit rappelé par la jurisprudence de la Cour de cassation, jusqu’au 31 décembre 2022, l’intégration dans l’assiette des cotisations sociales des remboursements de frais et des prises en charge directes par l’employeur suivants ne sera pas obligatoire avant l’application de la déduction forfaitaire spécifique :
- Prise en charge directe par l’employeur auprès d’un tiers (hôtelier, restaurateur, entreprise de taxi…) des frais de son salarié en situation de déplacement professionnel (frais d’hébergement, frais de repas, frais de taxi…) ;
- Remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail (voir titre sur les frais professionnels, chapitre 8, section 6) ;
- Remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise (voir titre sur les frais professionnels, chapitre 8, section 1, B) ;
- Remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste (voir titre sur les frais professionnels, chapitre 2, section 2, C) ».
