Contrôle URSSAF : petit catalogue des redressements les plus fréquents !
Alexandra DABROWIECKI et Marine MUSA
MGG VOLTAIRE
Dans le cadre de notre pratique, nous constatons que beaucoup d’entreprises appartenant parfois à des grands groupes censés être dotés de process imparables en matière de gestion des frais professionnels sont victimes de redressements URSSAF pouvant atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros.
Un grand nombre de ces redressements pourraient pourtant être évités si les employeurs étaient davantage sensibilisés au risque URSSAF.
Nous vous proposons de vous faire partager notre expérience en vous donnant des astuces pour éviter les redressements les plus fréquents.
1. Evaluation de l’avantage en nature véhicule : attention à l’utilisation de la carte carburant !
Lorsque le carburant utilisé à titre privé est pris en charge par l’employeur, le forfait annuel de l’avantage en nature pour un véhicule loué est égal 40 % du coût global annuel pour la location et 12 % en cas de véhicule acheté au lieu de respectivement 30 % et 9 % dans le cas où le salarié paie ses propres frais de carburants.
Nombreuses sont les entreprises qui mettent une carte carburant à la disposition de leurs salariés et qui évaluent l’avantage en nature à 30 % (ou 9 %) considérant que compte tenu de l’interdiction d’utiliser la carte essence à titre personnel, elles ne prennent pas en charge le carburant consommé à titre privé.
Aux yeux de l’URSSAF la seule interdiction d’utiliser la carte carburant à titre privée n’est, cependant, pas suffisante.
Or, dans la mesure où c’est à l’employeur de démontrer que le salarié prend effectivement en charge le carburant qu’il utilise à titre privé, les entreprises sont systématiquement redressées.
Comment se ménager la preuve que le salarié prend en charge le carburant qu’il consomme à titre privé ? Blocage de la carte pendant les week-ends et les jours fériés ? Imposer au salarié de faire le plein le vendredi avec la carte essence et de refaire le plein le lundi à ses frais ?
La solution retenue doit permettre de répondre aux exigences des inspecteurs qui sont variables d’une URSSAF à l’autre.
2. Indemnité spécifique de rupture conventionnelle versée aux plus de 55 ans : quels documents collecter pour éviter un redressement ?
L’indemnité de rupture conventionnelle perçue par un salarié en droit de bénéficier d’une pension de retraite sur la base d’un taux plein ou non, à la date de la rupture effective du contrat de travail, est intégralement soumise aux cotisations de sécurité sociale ainsi qu’à la CSG et à la CRDS.
Elle ne peut pas être exonérée lorsque le salarié a atteint l’âge de 60 ans à la date de rupture effective de son contrat de travail.
S’agissant des salariés âgés de 55 à 59 ans, potentiellement concernés par le dispositif de retraite anticipée des salariés ayant commencé à travailler jeune et ayant eu une longue carrière, certains inspecteurs exigent la production d’une attestation Carsat qui constitue, selon eux le seul élément permettant de démontrer que le salarié n’était pas en mesure de liquider une retraite à la date de sa rupture conventionnelle.
Une telle position est illicite dès lors qu’elle ajoute à la loi une condition qu’elle ne prévoit.
Le cotisant a, en effet, la possibilité de rapporter cette preuve par tout moyen.
Ainsi, une démonstration faite à partir du relevé de carrière du salarié et l’application des règles légales permet dans de nombreux cas d’apporter cette preuve.
Bien que la Cour de cassation ne se soit pas encore prononcée sur ce point, plusieurs juges du fond ont admis ce mode de preuve (voir notamment CA Angers 21 mars 2019, n° 16/02249) et certaines URSSAF tendent à assouplir leur position.
Dès lors, si dans le cadre d’un contrôle URSSAF vous n’êtes pas en mesure de produire l’attestation Carsat, pensez à vérifier le relevé de carrière qui pourrait vous éviter redressement.
Entérinant cette position, le BOSS précise qu’ « est valide tout document relatif à la situation du salarié au regard de ses droits à la retraite, à la condition que le ou les documents produits attestent la situation du salarié au regard de ses droits à la retraite de base, et permettent de donner l’assurance raisonnable qu’il est en droit ou non de bénéficier d’une pension de retraite d’un régime légalement obligatoire.
Il peut s’agir du relevé de carrière ou du document « Obtenir mon âge de départ » qui peut être téléchargé sur le site Internet de l’assurance retraite dans l’espace personnel (compte en ligne) et remis à l’employeur » (BOSS, Indemnités de rupture, Chapitre 4, n°920).
3. Indemnité transactionnelle : la rédaction du protocole doit être soignée
La Cour de cassation a jugé que les indemnités transactionnelles non visées par les dispositions du premier alinéa de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale sont comprises dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales, à moins que l’employeur rapporte la preuve qu’elles concourent, pour tout ou partie de leur montant, à l’indemnisation d’un préjudice(Cass. soc. 15 mars 2018, n° 17-10.325 – Cass. soc. 15 mars 2018, n° 17-11.336).
Certains inspecteurs se prévalent de cette jurisprudence pour réintégrer dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale les indemnités transactionnelles lorsque le protocole ne permet pas d’identifier le ou les préjudices que l’indemnité est censée réparer. Certains vont d’ailleurs même jusqu’à exiger la ventilation de l’indemnité entre les différents chefs de préjudice.
A cet égard, le BOSS prévoit qu’« en dehors des indemnités pouvant être exclues de l’assiette des cotisations et contributions sociales dans les conditions prévues par la loi, une somme représentative de dommages-intérêts indemnisant un préjudice (moral ou personnel) autre que la perte de salaire peut dans certains cas être exclue de l’assiette des cotisations, lorsque l’employeur apporte la preuve qu’elle concourt, pour tout ou partie de son montant, à l’indemnisation d’un préjudice résultant de la rupture du contrat de travail du salarié » (BOSS, Indemnités de rupture, Chapitre 10, n°1720).
Il convient donc de faire preuve de la plus grande vigilance dans la rédaction des protocoles transactionnels et d’éviter les trames types, inadaptées à la situation personnelle et/ou patrimoniale du salarié concerné.
Notons, enfin, qu’en dépit d’une rédaction soignée, un inspecteur pointilleux pourrait exiger la production d’éléments de preuve nécessaires à la démonstration des préjudices invoqués dans le protocole….
4. Petites « sauteries » entre collègues : un programme de travail est indispensable
Certaines sociétés offrent généreusement à leurs salariés des séjours de plusieurs jours au ski ou sur la plage, dans un cadre propice à la détente et au développement de l’esprit « corporate ».
Elles pensent pouvoir légitimement déduire les coûts de ces séjours de l’assiette des cotisations de sécurité sociale, au motif qu’ils portent la dénomination « séminaire d’entreprise » ou « voyages de stimulation ».
Ces pratiques peuvent, toutefois, donner lieu à un redressement, dès lors que le contrôleur considère que ces séjours s’apparentent davantage à des voyages d’agrément.
Rappelons, en effet, que seule la qualification de frais d’entreprise permet aux entreprises de déduire des dépenses de cette nature de l’assiette des cotisations de sécurité sociale.
Or, cette qualification est admise uniquement si l’employeur est en mesure de démontrer l’organisation et la mise en œuvre d’un programme de travail et l’existence de sujétions pour le salarié » (Circulaire DSS 2003-07 du 7 janvier 2003 n° 5-1).
Par exemple, ont été considérés comme des voyages d’agrément, dont la prise en charge par l’employeur devait être soumise à cotisations sociales :
– un voyage au cours duquel les salariés n’ont pas travaillé pendant la moitié de leur temps et qui était ouvert à leurs conjoints moyennant une participation financière minime (Cass. 2e civ. 20 mars 2008, n°07-12.797) ;
– un voyage auquel tous les salariés de l’entreprise ont dû participer, seule une demi-journée sur 4 jours étant prévue au titre d’une séance de travail (Cass. 2e civ. 30 mars 2017, n°16-12.132).
Sur la base de ces arrêts, certains inspecteurs exigent que les activités professionnelles représentent au moins 50 % du séminaire pour admettre leur exclusion de l’assiette des cotisations de sécurité sociale.
Pour échapper au redressement, l’employeur a donc tout intérêt à prévoir des réunions de travail entre deux baignades et à établir un programme de travail détaillé.
5. Les indemnités de panier versées en application d’une convention collective ne sont pas toujours déductibles de l’assiette des cotisations de sécurité sociale
Plusieurs conventions collectives imposent aux employeurs de verser à leurs salariés des indemnités de panier ayant pour objet de prendre en charge les frais de repas du midi dès lors que ces salariés sont affectés sur un chantier, quel que soit leur éloignement de l’établissement principal.
C’est notamment le cas de la Convention collective des ouvriers du bâtiment.
Si l’employeur ne peut se dispenser du versement de ces indemnités, imposées par les dispositions conventionnelles, il ne saurait, pour autant, systématiquement les exonérer de cotisations sociales.
Pour mémoire, dans une telle hypothèse, une situation de déplacement doit être caractérisée, ce qui implique que :
– le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise,
– ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail pour le repas.
A défaut d’être en mesure de démontrer que ces deux conditions sont réunies, l’employeur s’expose à un redressement, notamment lorsque les chantiers sont situés à une faible distance de l’entreprise.
6. Bons d’achat alloués par le CSE : une absence de rigueur dans l’application des tolérances peut entraîner un redressement
Dans le cadre de ses activités sociales et culturelles, le CSE peut décider d’offrir aux salariés des bons d’achat, à l’occasion d’évènements particuliers.
A titre de tolérance, l’Administration admet, pour les cadeaux et les bons d’achats, une exonération totale des cotisations sociales lorsque le montant global des cadeaux ou bons attribués, par le comité, par année civile à chaque salarié n’excède pas le seuil de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale, à condition qu’ils soient attribués sans discrimination entre les salariés (Circ. min. 12 déc. 1988, réputée abrogée ; Circ. Acoss 3 déc. 1996 et 21 mars 2011).
Lorsque cette limite est dépassée, les bons d’achat et/ou cadeaux attribués à un salarié échappent également aux cotisations lorsque plusieurs conditions cumulatives sont remplies :
– ils doivent être attribués à l’occasion d’un événement particulier, aux personnes concernées par cet événement (mariage, pacs, naissance, fête des pères, fête des mères, Sainte Catherine, Saint Nicolas, Noël, rentrée scolaire) ;
– leur valeur doit être conforme aux usages (ne pas excéder 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale) ;
– et, pour les bons d’achat, leur utilisation doit être déterminée.
La tolérance étant d’interprétation stricte, certaines entreprises font l’objet d’un redressement au motif que le CSE distribue des bons d’achat à l’occasion d’événements non expressément listés par la tolérance.
Il est donc essentiel de sensibiliser les membres du CSE sur ce point.
A toute fin utile, rappelons qu’en cas de redressement portant sur des avantages attribués par le CSE, l’employeur peut se retourner contre cette instance pour obtenir le remboursement des cotisations. L’employeur a donc tout intérêt à associer le CSE au contrôle URSSAF.
7. Frais de restauration : ils ne sont pas systématiquement déductibles de l’assiette des cotisations sociales
Certains employeurs déduisent de l’assiette des cotisations de sécurité sociale les frais de repas de leurs salariés, considérant que la facture ou le ticket annexé à la note de frais suffit à justifier cette exclusion au titre des frais professionnels.
Il s’agit la plupart du temps de salariés (qui allergiques à la gamelle et à la cantine…) ont pris leurs habitudes dans les restaurants et brasseries situés à proximité de l’entreprise et qui s’invitent à tour de rôle aux frais de l’entreprise.
Si la facture est indispensable pour démontrer la réalité de la dépense, elle ne permet pas, pour autant, de démontrer son caractère professionnel.
Rappelons, en effet, que seule la situation de déplacement professionnelle ou un repas d’affaire peut justifier cette déduction.
Or, pour justifier le déplacement, l’employeur doit démontrer que le salarié n’est pas en mesure de regagner son domicile ou l’entreprise à l’heure du repas.
A cet égard, le BOSS prévoit que « les éléments de preuve à fournir par l’employeur peuvent être apportés par tout moyen et peuvent être établis pour l’ensemble des salariés concernés et non pour chacun individuellement. Le fait de fournir des attestations du restaurateur ne prouve pas dans tous les cas que les salariés étaient contraints de prendre leur repas au restaurant en raison de conditions particulières de travail » (BOSS, Frais professionnels, n°250).
Pour justifier le repas d’affaire, l’employeur doit être en mesure de justifier du nom des bénéficiaires, de leur qualité ou fonctions au sein d’entreprises tierces et de démontrer que ces bénéficiaires sont des clients actuels ou potentiels et/ou des partenaires commerciaux.
Il est donc vivement recommandé de rappeler aux salariés les circonstances permettant la prise en charge de leurs frais de restauration et de collecter les justificatifs nécessaires.
Toute demande de remboursement de frais doit être assortie d’informations précises permettant de justifier des circonstances professionnelles ayant contraint le salarié à engager des dépenses supplémentaires : date, nature de la mission, nom et adresse du client, identité et fonctions des personnes invitées…
Aujourd’hui, des logiciels et applications numériques permettent aux entreprises de répondre à ces exigences.
8. Indemnités kilométriques : comment réduire le risque de redressement ?
Il est fréquent que des salariés bénéficient d’indemnités kilométriques en contrepartie de l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles.
En principe, le remboursement effectué par l’employeur à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques est exonéré de cotisations.
Le barème kilométrique fiscal est fixé annuellement. Il couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Ce plafonnement s’applique également en matière sociale.
Il est, cependant, courant qu’à l’issue d’un contrôle URSSAF, ces indemnités fassent l’objet d’une réintégration dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale.
Lors du contrôle, face à l’inspecteur, l’employeur, doit, en effet, être en mesure de justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus (décompte qui variera d’un mois à l’autre et d’un salarié à l’autre).
Pour éviter une réintégration de ces indemnités dans l’assiette des cotisations, Il est vivement recommandé de faire préciser les informations suivantes dans les demandes de remboursement d’indemnités kilométriques :
– la date,
– le motif,
– le lieu de la mission,
– le nom et l’adresse du client,
– le kilométrage effectué,
– la puissance fiscale du véhicule (une copie de la carte grise du véhicule doit être jointe à cette demande).
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